Procesos - Etapa III Operación
PROCESOS
Alguien debe poseer un panorama de todo el cuadro y conocer a la mayoría de los jugadores clave. Toda alianza requiere de tiempo, la impulsa una visión y la sostiene un compromiso.
Etapa III Operación (Cómo convertir el sueño en una realidad)
Así que el grupo con el cual has trabajado arduamente ha tomado ese gran, primer paso, y ha dicho: “Sí, queremos trabajar juntos en este desafío en lugar de hacerlo solos”. Pero, para obtener verdaderos y perdurables resultados, no sólo se trata de formar la alianza, sino de que permanezca unida.
Llegar hasta aquí verdaderamente es un reto espiritual, emocional y relacional. La exigencia de tiempo y energía es una verdadera prueba para tu compromiso con la visión que Dios ha puesto en tu corazón, cualquiera que ésta sea.
Si tu grupo ha contestado afirmativamente es totalmente válido dar las gracias y exhalar un suspiro de alivio. Facilitar una alianza eficaz es un trabajo muy difícil, sin tomar en cuenta qué tan valiosa sea la visión o la meta. Todos los que han trabajado a tu lado, los que han orado por ti y el proceso, y los que han participado en la etapa de Formación han hecho un compromiso.
Elementos clave para el siguiente nivel de cooperación
Es importante experimentar éxitos desde un inicio. Los objetivos importantes, y a la vez alcanzables y limitados que tu grupo fijó como primera prioridad, deben lograrse. En la siguiente sección, todas las acciones prioritarias deben estar enfocadas en esto. Si el grupo siente que el trabajar juntos en la alianza realmente ha demostrado tener valor, se sentirán motivados, querrán continuar, posiblemente con más entusiasmo, y considerarán objetivos más significativos. Pero, si se falla en alcanzar los objetivos iniciales del grupo, esto generará desilusión, se reforzará la creencia que la colaboración del Reino no funciona, y será doblemente difícil revivir el interés en la alianza.
Proceso contra programa: Definamos el éxito a corto plazo
Con frecuencia, la visión a largo plazo requiere que las nuevas alianzas cuenten con una estructura, instalaciones o un equipo para poder implementar la visión central.
Esto significa que es importante analizar el proceso que nuestra visión, en última instancia requiere, e identificar esos elementos dentro de todo el plan. Esas piezas pueden ser verdaderos hitos clave para nuestro grupo y nos ayudan a identificar el éxito o a sugerir correcciones que debemos hacer.
Cumplimiento de los objetivos
Nadie se ocupa en desarrollar un ministerio de alianzas sólo por diversión. Tienes una visión. Y, si los probables jugadores tienen la voluntad de unirse, esa visión es una prioridad y en realidad puede cambiar las cosas.
¿Cuál fue el sueño original que Dios te dio? ¿Has pensado en cómo será si lo realizas? Muchos esfuerzos de cooperación se deshacen simplemente porque no existe o no existía un acuerdo claro sobre a dónde querían llegar.
Casi todas las alianzas tienen elementos objetivos que con frecuencia son cuantitativos—que se pueden contar o medir—así como elementos subjetivos que tratan más con asuntos y resultados cualitativos. Los elementos cualitativos incluyen relaciones, políticas, procesos, estructuras organizacionales y opiniones. Una vez que el grupo esté encaminado y comienza a experimentar la realidad de los resultados del proceso y del programa, es aconsejable que tu equipo discuta estos elementos y esté preparado para modificar el enfoque.
Alcancemos madurez
Cuando tu alianza empiece a alcanzar sus metas, comenzarás a preguntarte: ¿Y ahora qué sigue? Has recorrido un gran trecho y has trabajado mucho para llegar hasta aquí, entonces el reto ahora es:
· Sostener y fortalecer los elementos decisivos para alcanzar los objetivos primarios. Debes fortalecer la estructura, aumentar el número o diversidad de los participantes, o revisar el enfoque del reto principal que se han fijado.
· Asegúrate que las comunicaciones llegan a todos para no dejar a nadie fuera, ya que deseas un alto sentido de participación y pertenencia para con los resultados.
· Ora y medita en la siguiente etapa del futuro de la alianza. ¿Cómo se puede fortalecer? ¿Cómo se pueden mejorar los resultados, cuantitativa y cualitativamente?
Tu alianza o red puede empezar por abrirse una senda rudimentaria, pero un compromiso firme puede convertir esa senda en un camino transitable que finalmente se convierta en una carretera o supercarretera, permitiéndote así lograr grandes cosas.
Estructuras Resultantes
Conforme madure tu iniciativa y la visión se amplíe, el grupo necesitará considerar cómo se organizará para ser eficiente. Con frecuencia, la visión del grupo comprende una gama de elementos, cada uno bastante desafiante, que deben entrelazarse eficientemente para alcanzar la meta final.
La colaboración se puede organizar de varias maneras, desde un reconocimiento informal por parte de cada uno, hasta iniciativas altamente estructuradas con una constitución, membresía y presupuestos voluminosos.
La estructura debe ser lo más simple posible. No permitas que las discusiones o debates sobre cómo se organizará, te desvíen del enfoque en la visión. Es un sueño el que motiva a las personas a unir las manos y los corazones. Las estructuras sólo existen para facilitar ese sueño y dar claridad al cómo harás lo que harás.
Particularmente, en un principio, quizá sólo necesites un pequeño equipo coordinador y un líder siervo como facilitador. Luego, puedes añadir algunos grupos de trabajo para tratar los pormenores y alcanzar la gran visión.
Cada comité podría tener su propio coordinador y esos coordinadores a su vez, podrían vincularse con el facilitador para servir como un comité timón. Vinculados al facilitador, todo esfuerzo apuntará hacia la misma dirección.
Dentro de tu alianza pueden surgir oportunidades o asuntos que claramente se relacionan con los objetivos principales, pero que necesitan un enfoque o atención especiales. Sé flexible y contacta a una variedad de personas para explorar nuevas opciones de servicio, alcance o innovación en el ministerio. El punto principal es asegurarse que todos entienden perfectamente los objetivos, los horarios, cronogramas y las comunicaciones. Cuando las iniciativas de colaboración no salen bien es porque los miembros (personas, comités o grupos de trabajo), laboran sobre algo que el grupo general no entiende, o no cree que sea una prioridad; no alcanzan sus objetivos a tiempo, debido a una mala planificación, ejecución o falta de atención; o fallan en comunicarle al grupo general qué están haciendo.
Comunicación: Quiénes son las audiencias esenciales
Existen cuatro grupos de representados que cada alianza tiene: Audiencias que debemos tomar en cuenta e incluir en el flujo de información si queremos que nuestra iniciativa tenga éxito.
Mientras se desarrolla tu alianza, démosle un vistazo a esos grupos:
· El grupo al que deseas alcanzar o servir.
Tu iniciativa debe escuchar con atención a estas personas si quieres alcanzarlas o servirles con eficiencia.
· El liderazgo de las organizaciones o ministerios que participan en tu alianza o iniciativa.
Estas personas que le dan aprobación y continúan afirmando la participación de los miembros de tu equipo en la iniciativa, deben saber que toda la empresa da un valor agregado a la misión de la cual son responsables.
· Las personas que están orando, invirtiendo económicamente o en alguna manera apoyan la alianza.
¿Cuáles son sus expectativas? ¿Acerca de qué creen ellos que se trata la iniciativa? ¿Puedes informarles en términos que puedan entender?
· La gente en la alianza o de la red en sí.
Las expectativas aumentan cuando sueñan, trabajan juntos, establecen metas y calendarios, y llegan a un acuerdo sobre los resultados que esperan. El sentido de anticipación puede ser muy alto. Estas personas dedican tiempo, energía, dinero, y a veces otros recursos. Es fundamental que estas personas estén bien informadas, sean buenas noticias o no.
Evaluación: Su impacto en el progreso y la celebración
Se ha discutido la importancia de establecer objetivos específicos en el trayecto de tu alianza. Se espera que sean objetivos limitados, alcanzables, de alta prioridad, pasos esenciales en el camino hacia tu visión total.
Uno de los beneficios de establecer estos objetivos es que son puntos sobre los que todos estarán de acuerdo y que les servirán para evaluar su progreso. Los objetivos son señales o indicadores del progreso en su caminar juntos.
Al establecer estos objetivos necesitamos, primero, habernos preguntado: “Si alcanzamos nuestra meta final, ¿qué será diferente?” Talvez busques un cambio en las vidas individuales, en las comunidades, instituciones o “en la manera cómo funcionan las cosas”. Tu gran meta puede involucrar un cambio o resultados en todos estos sectores. Aun en las comunidades locales, la estructura de nuestras vidas diarias es compleja—compuesta por personas, instituciones y relaciones.
Al trabajar hacia atrás desde tu meta final, los planes que pongas en vigor te proporcionarán puntos lógicos a lo largo del camino en el cual te preguntarás: “¿Cómo vamos?”
El compromiso de evaluar tu progreso te ayudará de muchas maneras. Siempre es saludable hacer una pausa para preguntarse: “¿Cómo vamos?”. Te da un respiro y un punto natural para reflexionar. Te permite corregir el curso de tu ruta y preguntarte: “¿Qué podemos hacer mejor?” O, “¿Cómo podemos mejorar nuestro enfoque?” Te permite reafirmar el mapa de la ruta y la meta global. Si se necesitan hacer correcciones, es vital que paren, discutan y se pongan de acuerdo en esos puntos.
Lo peor es asumir que todo está bien. Si no paramos y nos preguntamos “¿Cómo nos va?”, probablemente nos salgamos del curso, confundidos y desilusionados.
Muchas alianzas o redes comienzan a ser realmente productivas después de dos o tres años en funciones. A menudo, las metas a largo plazo involucran un cambio complejo que toma tiempo. Ya se ha mencionado que una de las maneras más rápidas de acabar con el potencial de una alianza es convocar a una reunión con demasiada antelación y esperar que todos asistan, que todos tengan la misma visión, y que se pongan de acuerdo en seguir adelante juntos. Es como el síndrome de “Todos deben ver el mundo como yo lo veo”.
Así, como lleva tiempo lanzar una alianza, también le lleva tiempo para que madure y se vuelva productiva. Las personas deben acostumbrarse las unas a las otras, desarrollar relaciones, sentirse cómodas con la visión compartida y los planes mutuamente aceptados, y reconocer que el trabajar en cooperación, en realidad, produce resultados positivos.
En tu recorrido hacia la gran visión o meta hay que definir y lograr un consenso sobre los objetivos cercanos o a mediano plazo. Esto les ayudará a ti y a tu grupo de control a hacer los ajustes necesarios y celebrar el progreso. Quiere decir que la evaluación debe ser continua.
Se recomienda que un grupo pequeño, de unas dos o tres personas sirva como equipo de evaluación del grupo. Cuando a alguien se le asigna específicamente esta función, es muy probable que en realidad actúe como tal. Con base en los objetivos y en todas las metas acordadas, este equipo de evaluación ayuda a tu alianza o red a detenerse y a reflexionar sobre la pregunta: “¿Cómo vamos?”.
Una vez que tu alianza está en funciones, realiza una evaluación total por año, la cual será la base para proceder con los ajustes y celebrar el avance. Esta clase de evaluación anual también puede ser ocasión para que la alianza o red revise sus metas, objetivos y planes para los siguientes doce meses. Al reafirmar el curso de acción, con la participación del grupo en general, se fortalecen la alianza, y el sentido de propiedad y participación.
Dinero: Cómo financiar tus esfuerzos de cooperación
Estamos de acuerdo en que la meta que queremos alcanzar es muy grande para una sola organización o ministerio. Para realizar tu visión, las personas y sus organizaciones deben unir las manos y los corazones. Como consecuencia, el financiamiento para tales proyectos será también un esfuerzo en conjunto. Aunque aparezca ese “ángel” ocasional interesado en tu proyecto, las fuentes probables de financiamiento son esas personas, agencias y ministerios que entienden el reto y el potencial de un esfuerzo de cooperación, y que poseen ese compromiso a largo plazo que se requiere para que realmente se logre un cambio.
La experiencia ha demostrado que las alianzas o redes duraderas y más eficaces, emergen de una preocupación básica por ciertos asuntos. Son dirigidas por personas con una fuerte convicción en llevar a cabo el cambio. Personas como éstas están dispuestas a hacer lo que sea necesario para alcanzar sus metas. Eso incluye contribuir con recursos como el dinero.
Un buen número de coaliciones se ha establecido alrededor de temas de mucha visibilidad, las cuales son financiadas con subvenciones, apoyo gubernamental, y otros. Sin embargo, el sentido de propiedad y compromiso con el éxito, no es el mismo que el que poseen las iniciativas que se financian desde las bases, los que están más involucrados e interesados en la visión.
Con frecuencia, en las primeras etapas de Exploración y Formación, los costos son comparativamente bajos. Quizá, el facilitador que trabaja tras bambalinas, reciba un salario y/o gastos varios. A menudo esta persona da tiempo de su organización, debido al compromiso de la organización con la visión y al potencial de colaboración.
También puede que existan otros gastos como comunicaciones, viajes y otros imprevistos. Algunas veces una persona u organización cubre éstos por medio de personal de apoyo a medio tiempo, o prestando las instalaciones de sus oficinas.
Conforme el grupo sigue hacia la etapa de formación, se incurrirá en otros gastos para los lugares de reunión, comida/hospedaje, suministros, y otros. Estas cosas, a veces las donan las organizaciones interesadas y participantes. Si se necesita dinero en efectivo y no existe una fuente inmediata, a menudo el grupo comprometido con la visión en estas primeras etapas consentirá en una contribución modesta, por parte de cada uno, que permita al grupo seguir avanzando hacia la etapa decisiva de “sí - no”, la etapa de Formación.
En varias partes del mundo, decenas de alianzas operan exitosamente con lo mínimo, estructuras organizacionales basadas en el consenso, membresías informales y donaciones que pagan los gastos varios esenciales. En esas mismas alianzas, si observas los diversos proyectos de cooperación, éstos manejan presupuestos de millones de dólares.
En pocas palabras, se ha demostrado de manera consecuente que existen modelos de cooperación creativos, duraderos y muy eficaces que evitan muchos de los problemas tradicionales asociados con estructuras constitucionales, derechos y responsabilidades de los miembros, cuotas, honorarios y de más.
En esta etapa operacional es más importante la estructura, el financiamiento y la definición de funciones (quién es responsable de qué).
Resolución de conflicto: Resultado de trabajar en cooperación
Cuando las personas trabajan juntas, ten por seguro que surgirán las diferencias en estilo, teología, estilos de vida, entendimiento, experiencia, enfoques, personalidades, herencia, trasfondo, madurez y motivación. En un sentido, ¡es increíble que podamos hallar puntos en común como para trabajar juntos en algo!
En operación: Primeras señales de éxito
A continuación encontrarás una lista para revisar las cosas que debes esperar al seguir avanzando. Todas son indicio de que se está progresando. Pero, no deben suceder al mismo tiempo. Tómalas en cuenta como señales de madurez y salud.
? Acuerdo evidente sobre los objetivos a corto y a mediano plazo.
? Una comprensión y un acuerdo inteligibles sobre qué constituye el éxito para cada uno de esos objetivos.
? Un claro entendimiento del cronograma.
? Funciones bien definidas y comprendidas.
? Comunicaciones definidas y responsabilidades asignadas.
? Continúa en aumento el sentido de compromiso, visión y pertenencia por parte de las agencias socias.
? Recursos adicionales prioritarios, necesarios para la iniciativa.
? Un sistema establecido y eficiente de evaluación, control e información.
? Grupos de Trabajo que funcionan para cumplir tareas y objetivos especiales.
? Personas que demuestran liderazgo dentro de la alianza y los grupos de trabajo.
? Capacidad demostrada para tratar las diferencias y el conflicto.
? Confianza y apertura entre las agencias socias.
? Documentación eficiente del programa operacional.
? Balance entre participantes y recursos (iglesia, para-iglesia, grupos étnicos, etc.)
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