Etapa II Formación (la expectativa del sí o del no)
PROCESOS
Alguien debe poseer un panorama de todo el cuadro y conocer a la mayoría de los jugadores clave. Toda alianza requiere de tiempo, la impulsa una visión y la sostiene un compromiso.
Etapa II Formación (la expectativa del sí o del no)
La etapa de formación implica juntar a la gente y a las iglesias para planificar cómo trabajar en alianza. Es cuando los ministerios en potencia dicen: “Estamos de acuerdo en que la única manera de alcanzar esta visión es trabajando juntos”. O, cuando dicen: “Al menos por ahora no, gracias”. Podrás saber con anticipación qué es lo más importante para que tu alianza tenga la mejor oportunidad de consolidarse en tierra firme, con expectativas realistas y positivas.
En la fase de “Exploración” recabaste la información y desarrollaste algunas relaciones inestimables. Por lo tanto, ya estás listo para el siguiente paso: “¿Seguir o no?” Como para que se te pare el corazón, ¿no es cierto? El proceso del desarrollo de una alianza también puede ser muy gratificante, tanto para el facilitador como para los otros participantes.
Con base en la información y en las relaciones desarrolladas por tus esfuerzos de Exploración, ahora te encuentras en la fase clave de “sí o no”.
Factores fundamentales del éxito
A continuación una lista de los detalles imprescindibles para el éxito de esta fase:
• Es necesario que en estas reuniones iniciales cuentes con un porcentaje considerable de personas “influyentes”, para que le otorguen credibilidad a las reuniones. No necesitas que estén todos, pero sí un buen número de personas o ministerios con capacidad reconocida que contribuirán con su credibilidad al proceso de Formación.
• Todos comprenden con claridad, cuáles son los objetivos y expectativas para la primera ronda de discusiones. Si todos conocen la agenda y han aportado de su experiencia, el factor confianza al igual que tus probabilidades de éxito, se incrementan.
• Concede tiempo suficiente para la primera reunión o discusión que te permita desarrollar una base de información común y relaciones entre los participantes. Tomar atajos para quedar bien con la “gente ocupada”, no es buena idea, lo lamentarás después.
• Desde el inicio debes establecer que desarrollar confianza es primordial. Tu habilidad para servir y facilitar el proceso, se verá fortalecida si estableces “valor” en tu “cuenta de confianza”. Se correrá la voz que tanto tu alianza como el liderazgo son íntegros.
• Debes dedicarte a planificar y a facilitar en detalle esta primera reunión, cara a cara. No planifiques, ni ejecutes al azar o en el último minuto. Vale la pena planificar cuidadosa y minuciosamente.
• Antes de llegar a la pregunta vital de “sí o no”, asegúrate de que por lo menos los participantes han llegado a un acuerdo general sobre los elementos clave (más adelante) para establecer confianza.
Reunión para la formación de la alianza
Supongamos que ya tienes una visión bastante clara. Tu visión es para un vecindario en particular, una comunidad, un grupo no alcanzado de tu ciudad. O, posiblemente es un esfuerzo de cooperación en el extranjero. Además, estás conciente de que es válido juntar los recursos del Reino en una propuesta de alianza hacia una estrategia a largo plazo. Un paso normal para tal proceso parecería ser: “Por lo menos, juntemos a los jugadores principales para hablar y orar, y veamos que interés existe”.
La manera más rápida de terminar con la visión para una alianza prometedora es convocar a una sesión con mucha anticipación. En tu afán por reunir a las partes interesadas, es factible que convoques a esta sesión prematuramente.
¿Y qué tiene de diferente esta reunión de formación? Después de todo, ¿una reunión bien planificada no es igual a otra? ¡Buena pregunta!
Para responder, exploremos varios elementos clave para dicha sesión.
Lista de verificación previa a la reunión
? ¿Ya has identificado la mayoría de los recursos clave, los cuales son necesarios para trabajar en el área o el grupo que quieres alcanzar o servir? Estos pueden ser personas, agencias, iglesias o grupos especializados. Pueden ser locales o extranjeros que trabajan localmente.
? ¿Has identificado, si existe, alguien que actualmente patrocine el trabajo en tu área de interés? El dinero y su influencia siempre son un tema importante.
? ¿Ya captaste la historia, tradición, visión, agenda, función principal y actitud hacia la cooperación de cada persona o agencia, así como la historia de sus relaciones con otras organizaciones? ¿Puedes sentarte, confiadamente, ante terceros y recitar los puntos principales de esta información y ganar confianza en ti mismo de que realmente sabes de qué estás hablando?
? ¿Están de acuerdo los líderes clave, con quienes te has reunido, sobre la necesidad básica de convocar a una reunión de Exploración? Recuerda, según hayas hablado con estas personas anticipadamente, habrán surgido muchos temas operacionales, financieros, relacionales, tácticos y filosóficos. La reunión de formación no debe perderse en esos detalles.
? ¿Están listas las partes para reunirse y explorar una pregunta clave como la siguiente?: “Si queremos ver verdaderos avances en el siguiente nivel, ¿hay algo que se pueda hacer mejor juntos, en lugar de continuar trabajando por separado?”
? ¿Poseen todas las personas convocadas una comprensión clara y realista de los objetivos de la sesión? ¿Se han establecido expectativas valiosas pero limitadas para que el potencial de lograrlas sea alto?
? ¿Qué nivel de confianza percibes entre las agencias y sus líderes? De existir problemas, ¿cuáles son las causas o las razones? ¿Deben resolverse estos asuntos antes de llevar a cabo una reunión como ésta?
? ¿Has dedicado suficiente tiempo para trabajar estos pasos?
Apresurar una sesión de Formación de la alianza es contraproducente, aumenta la frustración y da la impresión que estás precipitando las ideas. En esta primera reunión, la mayoría de las alianzas importantes o iniciativas de redes, toman de dos a cuatro días de trabajo concentrado. ¿Crees que puedes hacerlo en un día? ¿Necesita dos o más días? En realidad, ¿cuánto tiempo le dedicarán los participantes a este esfuerzo?
Nota: Esta clase de proceso previo a la reunión, minimiza las “sorpresas” al facilitador, aumenta su entendimiento, mejora las relaciones y la credibilidad ante los jugadores principales, y contribuye en gran medida al establecimiento de un nivel preliminar de consenso antes que la sesión empiece.
Confianza, un elemento decisivo en el éxito de una alianza
Para lanzar tu alianza, debes tener presente que los líderes que representan a organizaciones o ministerios, en última instancia, deben confiar en dos elementos esenciales:
• En las personas: En ti, como el facilitador de la alianza, en tu equipo facilitador y por último, en los otros socios.
• En el proceso: Cómo opera la alianza, su sentido de pertenencia con el proceso, y en el hecho de que se minimicen las sorpresas negativas y se maximicen las buenas experiencias.
Aquí, hay seis elementos clave que siempre deben estar presentes para desarrollar y mantener la confianza:
1. Visión común. Es el qué de nuestro sueño. ¿Cuál es el principal resultado que esperamos en el área, entre la gente o en el proyecto para el cual planificamos formar la alianza?
2. Valores comunes. Los valores determinan cómo alcanzaremos nuestra visión. Nos ayudan a definir la estrategia, tácticas y cualidades de la iniciativa que creemos son vitales para cumplir nuestro sueño.
3. Nos preocupamos unos por otros. ¿Nos comprometemos con la salud y el éxito personal y organizacional de cada uno? ¿La relación de cada miembro con la alianza resultará en una situación genuina de victoria? O, ¿se basa la relación en la conveniencia y motivación egoístas?
4. Competencia. ¿Puedes desempeñar el trabajo, cumplir la promesa, o proporcionar los recursos con los que te has comprometido? Todos nos decepcionamos ante personas que hacen promesas pero que no tienen la intención o habilidad para cumplirlas.
5. Formalidad. Quizá tengas la capacidad para cumplir tus promesas; pero, ¿lo harás? Más decepcionante aún que no cumplir las promesas es creer que se puede; pero, por una infinidad de razones no se hace.
6. Fidelidad. Es encomiable si cumples tu promesa una vez. Pero, en una alianza, la formalidad a largo plazo ejerce un gran impacto sobre la confianza. ¿Continuarás proporcionando recursos, asistirás a las reuniones planificadas, cumplirás tus compromisos, te desempeñarás a tiempo, o demostrarás otros aspectos de un compromiso a largo plazo tanto para la visión como para tus colegas en la alianza?
Qué hacer antes de la reunión
Ahora ya conoces a todos los que contactaste en este proceso, probablemente cara a cara. Ellos te conocen, conocen tu visión y tu papel, y no estarán sorprendidos cuando los contactes de nuevo. Mejor aún, en las reuniones personales les informaste que te comunicarás con ellos otra vez para solicitarles su aportación en el proceso.
A continuación, algunas recomendaciones que ayudarán a los posibles asistentes a tener un sentido de participación y pertenencia desde el inicio del proceso:
Por correo electrónico o fax:
1. Circula el borrador de una agenda. Recuerda: Haces esto porque la gente ya está de acuerdo en que el reto es tan grande que vale la pena, por lo menos, explorar seriamente el potencial de trabajar juntos. Mantente enfocado, pero que esta agenda sea general—una estructura para una reunión planificada (considera el ejemplo más adelante). No incluyas asuntos específicos. Cuando el grupo se reúna a trabajar, ellos los definirán.
• Indícales que la reunión es de ellos, y que la meta es avanzar con las prioridades del Reino, no con estrategias personales.
• Solicita sus comentarios sobre la agenda e indícales que toda retroalimentación es bienvenida.
• Esta información puede contribuir en gran medida, tanto en tu percepción del potencial de las ideas de los participantes, como en asegurarles que están siendo escuchados.
2. Identifica de cuatro a seis participantes maduros, con muchas ideas, que se comprometan a servir como un comité asesor para el programa de la reunión. Ellos, como todos los demás, compartirán de su experiencia y conocimiento. Pero, informalmente, servirán como un foro que aportará y asesorará durante la reunión, escuchando qué se dice en los pasillos durante los recesos. A la vez, proporcionará a los participantes, la sensación que todo procedimiento tiene una amplia base de sabiduría y liderazgo. A los participantes se les animará a consultar a estas personas en caso de dudas, preguntas, sugerencias o ideas. Se debe aclarar que este grupo informal es temporal, diseñado para ayudar a que la reunión cumpla su cometido.
3. Una vez que cuentas con la información que los participantes aporten en relación al borrador de la agenda, revísalo.
4. Coordina una red de oración que específicamente esté orando por:
• Los participantes que se preparan a asistir, por su seguridad, actitud y apertura, etc.
• Los participantes y líderes durante la reunión, por unas relaciones abiertas, por la verdad expresada en amor, por percepción espiritual y resultados del Reino, prácticos y perdurables.
• Porque Satanás no cause disensión y porque el poder de Cristo sea evidente desde el principio al final.
• Gozo y gratitud entre los participantes durante, y al final de la reunión.
• Que los siguientes pasos con relación a qué hacer después de la sesión, sean prácticos y claros.
Lista de verificación para el proceso de la reunión: Sugerencias para el éxito
? Ayuda a los participantes a enfocarse y a lograr todo lo que puedan en el tiempo establecido. Lleva a cabo la reunión de Formación en algún lugar alejado de las oficinas, como un lugar de retiros o convenciones. No se permiten las llamadas por teléfono, sólo durante los descansos.
? Si quieres trabajar todos los temas cubiertos en este proceso, necesitarás mucho tiempo, por lo que talvez requieras de un día o dos. Algunas reuniones de Formación se toman de tres a cuatro días. Si realmente pueden trabajar juntos con eficiencia, toma en cuenta la extensión de la visión y el impacto potencial a largo plazo. Una cooperación concienzuda lleva tiempo. Muchas veces los nuevos participantes y las redes fallan en esta etapa de Formación porque quieren apresurar el proceso.
? Quizá, debas dividir la etapa de Formación en dos o más partes para que un descanso, de unos días o una semana, permita que los líderes muy ocupados regresen a sus responsabilidades. Claro está que esto dependerá de si los participantes provienen de lugares cercanos o tienen que viajar grandes distancias. En la mayoría de los casos es menos costoso y más eficiente realizar una sola sesión de trabajo, ya sea por dos, tres o cuatro días.
? Si amerita tener que dividir la etapa en dos partes, asegúrate de (A) Que la misma gente asista a las dos. Si llega gente nueva a la segunda parte no contará con la misma información, ni las mismas relaciones. Traerán a colación temas que se trataron o acordaron en la primera parte, y el grupo general sentirá frustración. (B) Que en la segunda parte, se dedique tiempo para repasar los elementos clave de lo que ocurrió en la primera, así como los puntos acordados.
? El grupo tendrá que ponerse de acuerdo sobre las reglas básicas relacionadas con llamadas telefónicas y la participación en las reuniones. Si no están todos presentes todo el tiempo, disminuye la oportunidad de alcanzar la clase de éxito y pertenencia que tú y los otros participantes desean.
? Asegúrate que los objetivos sean lo más claro posible—sabes qué resultados deseas. Pero, en el espíritu de un siervo, permite que dentro del grupo surjan temas y decisiones importantes. Cerciórate que los participantes sientan una total pertenencia de cualquier resultado. En pocas palabras, sé un facilitador y no un manipulador.
? Estimula la participación de forma dinámica. Casi siempre aquellos que poseen excelentes ideas están menos dispuestos a compartirlas. Exhorta a los que no han participado a que lo hagan pero, sin avergonzar a nadie.
? Casi en toda reunión, siempre hay alguien que habla demasiado o alguien que desea discutir un tema fuera de contexto, o muy complejo como para tratar en el grupo general. A continuación, unas ideas cuando suceda esto: (A) Frente al grupo di: “Hablemos en el próximo receso para ver si podemos solucionar esto”. (B) Sugiere al participante que consulte con el grupo asesor en el siguiente receso. (C) Refiere la idea o la pregunta a un grupo pequeño de trabajo para que se reúna con la persona y traten el asunto en el próximo receso o comida.
? Asegúrate que el grupo siempre esté informado de todo. No asumas que como todos están en el mismo salón, todos escuchan lo mismo o captan toda la idea. Continúa revisando la agenda para que tengas presente el horario, sepas en dónde te encuentras, qué se ha cubierto y hacia dónde se dirige la discusión.
? Repasa y usa tu agenda como “un mapa de la ruta” y asegúrate de preguntar si todos entienden y si están de acuerdo en dónde se encuentran, y en lo que han cubierto. La gente adquiere confianza si se les consulta y si están enterados de lo que pasa, qué esperan y a dónde se dirigen. Cuanto más participen y se pongan de acuerdo, mayor es la probabilidad de que estarán listos para comprometerse a una futura acción.
Ejemplo: Agenda para reunión sobre formación de una alianza
EJEMPLO GENERAL
Primer Día
8:00 Registro/café
8:30 Devocional/oración
9:00 Trasfondo/Reto principal (la razón por la que nos encontramos aquí)
9:30 Revisar y aprobar la agenda
10:00 Tiempo para presentarse/Introducción: Primera parte
10:30 Café
11:00 Tiempo para presentarse/Introducción: Segunda parte
12:30 Comida
1:30 Contexto histórico y actual del gran reto
3:30 Café
4:00 Barreras o asuntos principales al enfrentar el gran reto
5:30 Receso
6:30 Cena
7:30 Tiempo libre/Oración
Segundo Día
8:00 Devocional/Oración
8:30 Repaso del día anterior/ ¿Qué sigue?
9:00 Definir barreras o asuntos prioritarios
10:30 Café
11:00 Seguimos Sí o No
11:30 (Sí es sí) Identificar pasos a seguir, limitados y de alta prioridad
12:30 Comida
1:30 Ponerse de acuerdo en los elementos principales del plan de acción
2:30 Oración/alabanza
Comité de Trabajo (determinado por el grupo general):
• Pasos a seguir
• Quién hará qué
• Quién coordinará la comunicación y la retroalimentación
• Cronograma para la acción y la comunicación
Dependiendo del tiempo disponible y del tamaño del grupo, este formato que se muestra aquí para día y medio, se puede condensar en uno largo o expandirse hasta cubrir tres o cuatro días.
Ejemplo: Evaluación de la Reunión de Formación
Ejemplo de un sencillo cuestionario de evaluación:
Califica los siguientes puntos en una escala de 1 (bajo) a 10 (alto):
__Instalaciones (hospedaje/instalaciones/comida)
__Importancia de la reunión para tu ministerio
__Hasta qué punto satisfizo tus expectativas
__El horario y la agenda de la reunión cumplieron su cometido
__Valor potencial de un esfuerzo continuo de colaboración
__Tu interés en participar en una alianza
Completa los espacios en blanco:
El aspecto más útil de la reunión: _______________________________
El aspecto menos útil: ________________________________________
¿Qué cambios harías en la reunión?: ______________________________
Las expectativas que tenías de la reunión: se excedieron: _____ fueron satisfechas sí ______ no ____
¿Explica por qué? __________________________________________
__________________________________________________________
En las futuras reuniones se debe incluir:
__________________________________________________________
¿Qué otras personas u organizaciones deben asistir a futuras reuniones?
Nombre: __________________________________________________
Organización: ______________________________________________
Dirección: _________________________________________________
__________________________________________________________
Tu nombre (opcional):
__________________________________________________________
Tu organización (opcional):
__________________________________________________________
|
|
|
